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JGW Doc へのドキュメントのアップロードの仕方

1. JGW Document Database にアクセス

   • ログイン名／パスワードが必要です。
   • ログイン名／パスワードがわからない場合はお近くのKAGRAメンバーにお尋ねください。

2. 上方にあるReserve NumberもしくはUpload Documentをクリック

   • Reserve Numberを選ぶと、Document番号が得られます。ファイルをその場でアップロードする必要は無く、番号を取ってからその番号を文書の中に入れ、その後実際の文書ファイルをアップロードすることができます。

   • Uploadを選ぶと、直接アップロード用のページが開きます。ファイルを必ずアップロードしなければなりません。

   • 後から文書だけを見て分かるように、できるだけ文書内にDocument番号を入れるようにして頂きたいので、できるだけ上記Reserve Numberで番号を予約してから、アップロードして下さい。

   • *(アスタリスク)が付いている項目は必須項目です。

3. TitleとAbstractを入力

   • 日本語にも対応しています。
   • Yearの項目は何も入れないとデフォルトで現在の年になります。
     • 2009年ならDoc numberがG0900xxxとなります。古い文書、例えば2003年に書かれた文書等は2003と書いて下さい。そうするとG0300xxxとなります。

4. ファイルを選択

   • 複数ある場合は複数選択します。Description, Mainはそのままで構いません。

   • 上でReserve Documentを選んで番号を予約するだけの場合は、ファイルをアップロードできません。番号を予約してから、再度JGWDoc上で予約された番号を開き、左側のCreate a new versionをクリックして、文書をアップロードして下さい。

   • ファイル名での日本語使用はやめてください。文字化けの原因になり、ファイルがうまくアップロードされません。

5. Document Typeを選択

   • 通常のプレゼンはG、文書はTでいいでしょう。このDocument Typeの分類は、後に付けられる文書番号の一番最初の文字となります。

   • 文書番号は一度決まるとあとから変更できません。（もし間違えてしまった場合は新しい番号を取り直して下さい。）

6. SubmitterとAuthorsを選択

   • 登録されているユーザーが多いので、名前を選ぶときに大変なのですが、名前のスペルを素早く何文字かタイプすると、その名前まで自動でジャンプしてくれます。

   • Authorsはwindowsならコンロールキーで、Macならcommandで複数選択できます。

   • Authoursの欄に自分の名前がない場合は、登録することができます。Topページから中程のList:下のAuthorsをクリックし、上から3行目の(Add a new author)をクリックして下さい。その際、自分が所属するInstituteが存在しない場合は宮川までお知らせ下さい。

7. Viewの選択

   • デフォルトでPublicが選ばれ全ての人に公開されます。
   • KAGRAのコラボレータにのみ公開したい場合はuploadもしくはuploadとadminを選んでください。

8. Modifyの選択

   • Modifyはあとから文書を更新できるグループを定義します。
   • 通常はuploadもしくはuploadとadminを選んで下さい。

   • adminだけ選んでしまうと、管理者に連絡しないと文書の更新ができなくなってしまいます。

   • viewにuploadのみ、Modifiにadminのみを選ぶのは避けて下さい。admin権限では文書が見えなくなり、upload権限では更新できないので、これ以降その文書に対する更新が全てできなくなってしまいます。この問題の解決方法は今のところ見つかっていません。

9. Topicsの選択

   • Topicsを最低一つ選んで下さい。
   • Managementは必要があれば選んで下さい。
   • 学会や国際会議等はconference、その他小さい会議等はmeetingを選択。
   • 追加したい項目等があれば宮川まで言って下さい。

10. Related Documentsの入力（もしあれば）

    • もし関連した文書があれば、Related Documentsの欄に関連文書のdocidを入れて下さい。

    • docidについては下にも説明がありますが、個々の文書に付いている1-5桁の固有の番号です。
    • スペースで区切ることで複数の関連文書を参照できます。

    • 参照された側も、どこから参照されたのか表示されるので非常に便利です。

その他の項目は、適時自分で入れて下さい。

なお、現在のところ間違えてアップしたファイルがあってもセキュリティー上の理由で、ファイルを削除できないようにしています。どうしてもファイルを消したいという場合はマニュアルでファイルを直接操作して消すことはできるので、宮川までご連絡ください。また、一度取ったDocment番号は消すことや、後から変更することはできません。もし間違って番号を取ってしまった場合は気にせずに、新しい番号を取り直して下さい。

How to Check, Update and Modify files

次にアップした文書の確認と更新ですが、

1. トップページ（上部のDocDB Homeを押す）の検索に自分の名前を入れる。

2. もしくは上部のList Recen Changes等から出てきたリストから今アップした文書を選択。

   • 自分がアップしたファイル名が表示されていればアップロード成功です。

   • アドレスはhttp://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/private/DocDB/ShowDocument?docid=18 のような形になります。

     • 最後のdocidが個々の文書番号になります。

3. 文書の更新は今のページで左にあるCreate a new versionというのを押して下さい。

   • アップロード時と同様の画面になるのでファイルを新たに選択してアップして下さい。

   • もしこのCreate a new versionが出てこない場合は登録時にModifyにupload以外を選んでしまった場合(同ページ右のModifarable byのところに「upload」と出てなければそうです)ですので、その場合は宮川までご連絡ください。

4. ちょっとしたアブストラクトの更新や著者の追加等は、同じページ左のChange DB Infoから行えます。

ここで紹介したページは全てアップロード専用ページです。違いはhttp://...のcgi-binのあとにprivateがあるかないかです。 アップロード権限を持っていない人はprivete領域を見ることができません。

一般の人にも見えるようにするためには、以下のようにアドレスからprivateという部分を削除したリンクを知らせて下さい。そうすると、アップロード権限のない一般の方もアクセスできるようになります。

• 例えば今置いた文書があるページのアドレスが

  •  http://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/private/DocDB/ShowDocument?docid=18 

• なら

  •  http://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/DocDB/ShowDocument?docid=18 

• となります。アップロード時、Viewに「public」でなく、「upload」を選んだ時はprivateがアドレスに入っているときのみ見えて、入ってないと見えなくなるので一般の人には公開されません。それも確認してみて下さい。

Wiki等からJGWDoc内の文書にリンクを張りたい場合

まず、

http://gwwiki.icrr.u-tokyo.ac.jp/JGWwiki/newusers

を見て、wikiへの書き込み権限を得てから、例えば以下のようにwikiページ内に書き込んで下さい。

•  * [[http://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/DocDB/ShowDocument?docid=30|LCGT design document Ver 3.0]]

 [[ と ]] に囲まれた部分がリンク先となります。| (縦線)をいれると、|のあとの文書のみが表示され、|以前の部分は表示されません。例えば上の例はJGW番号T0900030のLCGT design documentへのリンクが張られています。docid=30の所の30という番号をT0900030の下の桁の30という番号は一致します。このように書くと常に最新バージョンにリンクが張られます。ある特定のバージョンにリンクを張りたい場合等は

•  * [[http://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/DocDB/ShowDocument?docid=30&version=1|LCGT design document old version]]

等として下さい。

また、ファイルを公開したくない場合でJGWDocのViewrableオプションをPublic以外（upload等）にした場合は

•  * [[http://gwdoc.icrr.u-tokyo.ac.jp/cgi-bin/private/DocDB/ShowDocument?docid=30|LCGT design document Ver 3.0]]

というように/cgi-binと/DocDBのあいだに/privateというのを入れて下さい。するとファイルにアクセスするときにIDとパスワードが要求されます。

Wikiへの書き込み方の例　--会議等の場合--

• LCGT Face to Face meeting

• LCGT Face to Face meeting(English)

以上ですが、何か不具合があったり、分からないこと等ありましたら、お気軽に宮川までご連絡下さい。